Assistant administratif (H/F)

vos missions principales seront les suivantes :

Suivi administratif
Mettre en place et renseigner les outils de suivi internes à l’entreprise,
Être le relai administratif et financier des clients, sous-traitants, fournisseurs et prestataires,
Gérer l’accueil physique et téléphonique,
Rédiger et traiter tous types de courriers,
Organiser l’agenda du Président et planifier les tâches à réaliser,
Etablir des factures,
Gérer le fonctionnement de l’entreprise (attestation de mise à disposition des véhicules, carte essence, véhicules, carte Qonto, clés des locaux, gestions des locaux, uniformes, matériel de protection, etc.),
Editer et mettre à jour régulièrement les pièces administratives (extrait k bis, attestation de vigilance URSSAF, impôts, retraites, congés, etc.).

Suivi des travaux
Ouvrir les dossiers administratifs de chantier,
Etablir les factures et situations en collaboration avec les opérationnels,
Collecter les informations permettant le suivi financier et administratif des chantiers,
Transmettre les documents demandés pour chaque chantier,
Planifier les interventions courantes.

Suivi de la sous-traitance
– Constituer les dossiers de sous-traitance,
– Demander l’agrément et préparer les pièces nécessaires au montage du dossier initial (contrat, bon de commande…),
– Assurer le suivi des dossiers.

Gestion du personnel
– En lien avec le prestataire, préparer les documents utiles en cas d’embauche ou de rupture de contrat,
– Suivre les absences des collaborateurs (maladie, congé, absence injustifiée, etc.),
– Préparer les variables de paye et les transmettre au prestataire pour l’établissement des bulletins de salaire,
– Suivre la formation du personnel et veiller au renouvellement des habilitations et des formations obligatoires,
– Assurer le lien avec les organismes et prestataires externes (caisse des congés, Organisations professionnelles, PRO BTP, cabinet comptable, cabinet en gestion des ressources humaines, etc.).

Suivi des offres et des marchés
Présélectionner des offres et participer à la constitution administrative du dossier sous le contrôle du responsable du dossier,
Assurer le suivi administratif du dossier d’offre acceptée jusqu’au démarrage des travaux (pièces, échéances.),
Collecter les justificatifs obligatoires auprès des organismes compétents.

Profil :
– Titulaire d’un BAC+2 en gestion de PME ou en gestion administrative et commerciale, vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire,
– Vous maîtrisez l’informatique, le logiciel EBP et les outils CHORUS, Trello, Tradeshift,
– Idéalement, vous connaissez l’environnement du secteur bâtiment,
– Dynamique et autonome, vous êtes impliqué(e) et rigoureux(se) dans votre travail,
– Titulaire du permis B, avec véhicule.

Autres :
– Type de contrat : CDI,
– Rémunération : SMIC.